Chéquier
 
Objet
La gestion des chéquiers permet :
  • D’identifier les chéquiers et suivre leurs situations,
  • De retrouver rapidement une dépense par chèque, à l’aide du numéro du chèque,
  • De reconstituer l’historique des dépenses réglées à l’aide d’un chéquier.
La gestion des chéquiers facilite l’attribution d’un numéro de chèque, lors de l’enregistrement d’une dépense.
 
Liste des chéquiers
 
La liste des chéquiers est accessible à partir du menu général, en cliquant sur le lien « Chéquiers », du dossier « Comptes classiques ». Elle permet d’accéder à la mise à jour des chéquiers et de leurs contenus.
Présentation
La liste des chéquiers est triée dans l’ordre inverse du numéro de chéquier.
Navigation
  • Pour créer un chéquier, cliquer sur le lien Nouveau chéquier.
  • Pour accéder à la mise à jour d’un chéquier, cliquer sur le symbole de liste placé devant le chéquier à mettre à jour.
  • Pour accéder aux dépenses réglées à l’aide d’un chéquier, cliquer sur le symbole de liste placé en fin de la ligne correspondante.
 
Caractéristiques d’un chéquier
 
Un chéquier est obligatoirement associé à un compte. Celui-ci est rappelé en tête de la page écran. Son choix s’effectue parmi les comptes de la liste déroulante, présente dans la page écran « Liste des chéquiers ».

Le chéquier est identifié à l’aide d’un numéro de chéquier unique.

Il est caractérisé par les numéros du premier chèque et du dernier chèque correspondant respectivement au premier et au dernier formulaire du chéquier.

Le numéro du prochain chèque correspond au prochain formulaire de chéquier à utiliser. Lors de la création du chéquier, le numéro du prochain chèque est pré-renseigné avec celui du premier chèque. Lors de la saisie d’une dépense par chèque, une liste déroulante composée du numéro du prochain chèque de chaque chéquier en cours, permet de sélectionner et d'associer le numéro de chèque, à la dépense. Le numéro du chèque suivant devient alors le numéro de prochain chèque. Lorsque le numéro du prochain chèque dépasse celui du dernier chèque, une boîte de message invite alors à déclarer le chéquier comme terminé.

L’état du chéquier informe de sa situation (en réserve, en cours ou terminé).

La case « Usage en cours », lorsqu’elle est cochée, signifie que le chéquier est susceptible d’être utilisé pour régler une dépense. La case cochée conditionne la présence du chéquier dans la liste déroulante permettant de sélectionner le numéro du prochain chèque, lors de la saisie d’une dépense. Un commentaire propre au chéquier peut être ajouté. Cette information est enregistrée sous forme de texte libre et n’est pas exploitée par EasyCompte.
Mode opératoire
  • Pour créer ou enregistrer les modifications apportées au chéquier, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
  • Pour annuler les modifications apportées au chéquier depuis le dernier enregistrement, cliquer sur le bouton « Annuler ».
  • Pour supprimer le chéquier, cliquer sur le bouton « Supprimer ». Un chéquier ne peut être supprimé s’il a déjà été utilisé.
Navigation
  • Pour accéder au chéquier précédent, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si le chéquier est le premier de la liste.
  • Pour accéder au chéquier suivant, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si le chéquier est le dernier de la liste.
  • Pour accéder à l’enregistrement d’un nouveau chéquier, cliquer sur le lien « Nouveau ».
  • Pour revenir à la liste des chéquiers, cliquer sur le lien « Retour ».
 
Liste des chèques
 
La liste des chèques est accessible à partir de la liste des chéquiers (symbole de liste en fin de ligne) et permet d’accéder à la mise à jour des chèques.
Présentation
La liste des chèques est triée par numéro de chèque.
Navigation
  • Pour accéder aux chèques du chéquier précédent, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si le chéquier est le premier de la liste.
  • Pour accéder aux chèques du chéquier suivant, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si le chéquier est le dernier de la liste.
  • Pour revenir à la liste des chéquiers, cliquer sur le lien « Retour ».
  • Pour accéder à la mise à jour d’un chèque, cliquer sur le symbole de liste placé devant le chèque à mettre à jour.
 
Caractéristiques d’un chèque
 
Les caractéristiques d’un chèque s’apparentent à celles de la dépense réglée à l’aide de ce chèque.

Le type de transaction détermine le degré de certitude de la dépense. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Dépense » est obligatoire. De plus, le type de transaction est porteur de la propriété « Comptabilisation », proposée par défaut pour la dépense.

La date de la dépense est une information obligatoire. Celle-ci peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > » situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement de soustraire ou d’ajouter un jour.

Le tiers destinataire de la dépense situé derrière l’intitulé « Tiers », est une information obligatoire.

Le mode de règlement détermine le moyen de paiement de la dépense. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Par » est obligatoire. De plus, le mode de règlement permet de calculer le délai de règlement (date de valeur) en fonction de la date de la dépense.

En cas de paiement par chèque, un numéro de chèque a pu être associé à la dépense. Ce numéro de chèque peut être effacé, après confirmation, en cas de changement de mode de règlement. L’attribution d’un nouveau numéro de chèque devra s’effectuer par l’intermédiaire du gestionnaire des dépenses.

Le montant de la dépense est une information obligatoire. Il doit être impérativement exprimé dans l’unité monétaire du compte, dont le symbole apparaît derrière la zone. En cas de dépense déjà archivée, le montant n’est plus modifiable.

La case « Comptabilisé », lorsqu’elle est cochée, signifie que le montant est déduit du solde, lors de l’enregistrement de la dépense. En cas de dépense déjà archivée, cette case est cochée et protégée.

La date de valeur de la dépense correspond à la date d’effet du règlement. Elle peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > » situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement, de soustraire ou d’ajouter un jour.

Le motif permet d’ajouter des commentaires sur la dépense. Ces informations sont enregistrées sous forme de texte libre et ne sont pas exploitées par EasyCompte (hormis la recherche multi-critères).

L’affectation de la totalité du montant de la dépense, à un seul poste budgétaire, peut s’effectuer en sélectionnant le poste dans la liste déroulante des rubriques usuelles du compte.
Cette option nécessite évidemment la gestion des rubriques usuelles du compte.

Le lien « Affectation détaillée ... » permet d’accéder à la possibilité de répartir le montant de la dépense selon plusieurs postes budgétaires ou de l’imputer à un poste ne figurant pas parmi les rubriques usuelles du compte.
Mode opératoire
  • Pour enregistrer les modifications apportées à la dépense, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
  • Pour annuler les modifications apportées à la dépense depuis le dernier enregistrement, cliquer sur le bouton « Annuler ».
  • Pour supprimer la dépense, cliquer sur le bouton « Supprimer ». Ce bouton n’est accessible que si la dépense n’a pas encore été archivée.
Navigation
  • Pour accéder au chèque précédent, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si le chèque est le premier de la liste.
  • Pour accéder au chèque suivant, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si le chèque est le dernier de la liste.
  • Pour revenir à la liste des chèques, cliquer sur le lien « Retour ».
  • Pour accéder à la liste des imputations budgétaires de la dépense, cliquer sur le lien « Affectation détaillée ... ».
 
Liste des imputations budgétaires
 
La gestion des imputations budgétaires de la dépense par chèque est accessible à partir des caractéristiques du chèque, en cliquant sur le lien « Affectation détaillée ... ».
Présentation
La répartition budgétaire de la dépense s’effectue selon les rubriques de la liste et les montants correspondants.
Un tableau récapitule le montant de la dépense, le montant imputé total (toutes rubriques) et le montant restant à imputer (montant de la dépense déduction faite du montant déjà imputé).
Mode opératoire
  • Pour ajouter une imputation budgétaire à la dépense, sélectionner la rubrique dans la liste déroulante, saisir éventuellement un montant et cliquer sur le bouton « Ajouter ».
  • Pour ajouter une dernière imputation budgétaire pour un montant équivalent au montant restant à imputer, sélectionner la rubrique dans la liste déroulante et cliquer sur le bouton « Solder ».
  • Pour retirer une imputation budgétaire à la dépense, cliquer sur le symbole de liste placé devant la rubrique à enlever.
Navigation
  • Pour accéder aux imputations budgétaires du chèque précédent, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si le chèque est le premier de la liste.
  • Pour accéder aux imputations budgétaires du chèque suivant, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si le chèque est le dernier de la liste.
  • Pour revenir aux caractéristiques de la dépense par chèque, cliquer sur le lien « Retour ».

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