Dépense   Une dépense est une opération dont le montant vient se déduire du solde du compte. Objet La gestion des dépenses permet d’enregistrer les achats de biens ou de services, ou les retraits de fonds, effectués ou à venir. Pré-requis Préalablement à l’enregistrement d’une dépense, il est indispensable de : Vérifier l’existence du compte et le créer sinon. Vérifier que le mode de règlement est autorisé, pour les dépenses du compte et l’autoriser sinon. Le mode de règlement est autorisé s’il apparaît dans la liste déroulante, située derrière l'intitulé « Par », lors de la saisie de la dépense. Vérifier que le type de transaction existe et le créer sinon. Le type de transaction existe s’il apparaît dans la liste déroulante située après l’intitulé « Dépense ».   D’autres options peuvent agrémenter l’enregistrement des dépenses : Si la dépense est une opération fréquente, il peut être intéressant d’enregistrer ses propriétés, sous forme d’opération courante (modèle). Par la suite, lors de l’enregistrement d’une dépense de ce type, il suffit alors de sélectionner l’opération courante, comme modèle, et toutes les propriétés spécifiées sont alors proposées par défaut : le type de transaction, le mode de règlement, éventuellement le montant, la répartition budgétaire ou le motif. Si le compte autorise les règlements par chèque, il peut être également intéressant de prévoir la gestion de chéquiers. Lors de l’enregistrement d’une dépense réglée par chèque, il suffit alors de sélectionner le chéquier et d’associer le numéro de chèque, à la dépense. L’analyse de la répartition des recettes et des dépenses par postes budgétaires, nécessite la ventilation du montant de chaque recette et de chaque dépense par postes budgétaires. La plupart des opérations sont mono-postes ; c’est à dire que leur montant s’impute intégralement à une seule rubrique. Dans ce cas, il est intéressant de gérer les rubriques usuelles du compte. Lors de l’enregistrement d’une dépense mono-poste, il suffit alors, de sélectionner la rubrique, dans la liste déroulante des rubriques usuelles.   Liste des dépenses   La liste des dépenses est accessible à partir du menu général, en cliquant sur le lien « Dépenses », du dossier « Comptes classiques ». La liste des dépenses permet d’accéder à l’enregistrement d’une nouvelle dépense ou à la mise à jour d’une dépense existante. Présentation Seules apparaissent les dépenses du compte sélectionné, dans la liste déroulante, en haut de la page. Pour accéder aux dépenses d’un autre compte, il convient de le sélectionner dans cette liste. La liste des dépenses est triée selon la date de la dépense. Navigation Pour accéder à l’enregistrement d’une nouvelle dépense cliquer sur le lien « Nouvelle dépense». Pour accéder à la mise à jour d’une dépense, cliquer sur le symbole de liste placé devant la dépense à mettre à jour.   Caractéristiques d’une dépense   Une dépense est obligatoirement associée à un compte. Celui-ci est rappelé en tête de la page écran. Son choix s’effectue parmi les comptes de la liste déroulante, présente en haut de la page écran « Liste des dépenses ». La liste déroulante intitulée « modèle », permet de sélectionner, parmi les opérations courantes du compte, celle qui servira de modèle à la saisie de la dépense. La sélection d’un modèle permet de proposer par défaut, certaines propriétés de la dépense, telles l’intitulé du tiers, le mode de règlement, le type de transaction, le montant de la dépense et sa répartition budgétaire, ainsi qu’un éventuel motif. Le type de transaction détermine le degré de certitude ou de probabilité de la dépense. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Dépense » est obligatoire. De plus, le type de transaction est porteur de la propriété « Comptabilisation », proposée par défaut pour la dépense. La date de la dépense est une information obligatoire, pré-renseignée avec la date du jour de saisie. Celle-ci peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > », situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement de soustraire ou d’ajouter un jour. Le tiers destinataire de la dépense situé derrière l’intitulé « A l’ordre de », est une information à renseigner obligatoirement. Le mode de règlement détermine le moyen de paiement de la dépense. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Par » est obligatoire. De plus, le mode de règlement permet de calculer le délai de règlement (date de valeur) en fonction de la date de la dépense. En cas de paiement par chèque, il est possible d’associer le numéro du chèque à la dépense. Il convient pour cela de sélectionner le chéquier par l’intermédiaire de la liste déroulante des prochains numéros de chèques disponibles, de chaque chéquier en cours, et d’actionner le bouton « # ». Cette option n’est disponible que si la gestion des chéquiers est entreprise au niveau du compte. Le montant de la dépense est une information obligatoire. Il doit être impérativement exprimé dans l’unité monétaire du compte, dont le symbole apparaît derrière la zone. La case « Comptabilisé », lorsqu’elle est cochée, signifie que le montant est déduit du solde, lors de l’enregistrement de la dépense. La dépense dont le montant n’est pas comptabilisé, est reprise dans la Simulation du compte. La date de valeur de la dépense correspond à la date d’effet du règlement. Elle est calculée en fonction du mode de règlement et de la date de la dépense. En cas de règlement différé (ex : carte bancaire), la date de valeur est déterminée selon les conditions de règlement appropriées. Celles-ci sont définies à l’aide du gestionnaire de modes de règlement. La date de valeur proposée peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > », situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement de soustraire ou d’ajouter un jour. La dépense saisie par anticipation, c’est à dire dont la date de valeur se situe dans le futur, est reprise dans la Simulation de compte. Le motif permet d’ajouter des commentaires sur la dépense. Ces informations sont enregistrées sous forme de texte libre et ne sont pas exploitées par le logiciel. Elles peuvent cependant servir d’argument pour une recherche multi-critères. L’affectation de la totalité du montant de la dépense à un seul poste budgétaire peut s’effectuer en sélectionnant le poste dans la liste déroulante des rubriques usuelles du compte. Cette option nécessite évidemment la gestion des rubriques usuelles du compte. Lorsque la dépense est enregistrée, le lien « Affectation détaillée ...  » permet d’accéder à la possibilité de répartir le montant de la dépense selon plusieurs postes budgétaires ou de l’imputer à un poste ne figurant pas parmi les rubriques usuelles du compte. La liste déroulante des prochains numéros de chèques disponibles de chaque chéquier permet d’identifier le chéquier utilisé pour régler la dépense et simplifier ainsi l’association du numéro du chèque et de la dépense. Mode opératoire Pour créer ou enregistrer les modifications apportées à la dépense, cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Pour annuler les modifications apportées à la dépense depuis le dernier enregistrement, cliquer sur le bouton « Annuler ». Pour supprimer la dépense, cliquer sur le bouton « Supprimer ». La suppression de la dépense actualise le solde du compte si le montant de celle-ci était comptabilisé. Navigation Pour accéder à la dépense précédente, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si la dépense est la première de la liste. Pour accéder à la dépense suivante, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si la dépense est la dernière de la liste. Pour accéder à l’enregistrement d’une nouvelle dépense, cliquer sur le lien « Nouveau ». Pour revenir à la liste des dépenses, cliquer sur le lien « Retour ». Fermer