Recherche multi-critères
Objet
La recherche multi-critères permet de retrouver des opérations, à partir d’un ou plusieurs critères de recherche. Elle permet également d’analyser un ensemble d’opérations répondant à de mêmes critères. Chacune de ces opérations peut être examinée en détail.
Le résultat peut être exporté dans un fichier en vue de son exploitation et / ou de son impression immédiate ou différée.
 
Les critères de recherche
 
L’analyse multi-critères est accessible à partir du menu général, en cliquant sur le lien « Analyse multi-critères », dans le dossier « Analyses ».
Présentation
La première étape consiste à saisir un ou plusieurs critères de recherche parmi :
  • Le libellé de l’opération,
  • Son motif,
  • Son compte de rattachement,
  • Son sens (recette ou dépense),
  • Son état (comptabilisée ou non),
  • Son type (prévue, estimée ou réalisée par exemple),
  • Son mode de règlement,
  • Une des rubriques budgétaires sur laquelle elle a été susceptible d’être imputée,
  • Une période pendant laquelle, a pu avoir lieu la transaction,
  • Une période relative à la date de valeur de l’opération,
  • Une fourchette dans laquelle pourrait s’inscrire le montant de l’opération.

La combinaison de plusieurs critères de recherche permet d’affiner le résultat et restreindre le nombre d'opérations, à celles remplissant l’ensemble des critères retenus.
Mode opératoire
Pour rechercher des opérations selon le libellé ou une partie du libellé, sélectionner le mode de recherche et l’argument placés derrière l’intitulé « Libellé ».
  • Sélectionner l’option « égale » pour rechercher les opérations dont le libellé est identique à l’argument de recherche.
  • Sélectionner l’option « contient » pour rechercher les opérations dont le libellé contient l’argument de recherche.
  • La recherche ne porte pas sur le libellé de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie comme mode de sélection sur le libellé.

Pour rechercher des opérations selon le motif ou une partie du motif, sélectionner le mode de recherche et l’argument placés derrière l’intitulé « Motif ».
  • Sélectionner l’option « égale » pour rechercher les opérations dont le motif est identique à l’argument de recherche.
  • Sélectionner l’option « contient » pour rechercher les opérations dont le motif contient l’argument de recherche.
  • La recherche ne porte pas sur le motif de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie comme mode de sélection sur le motif.

Pour rechercher des opérations selon le compte de rattachement, le sélectionner dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Compte ».
  • La recherche ne porte pas sur le compte de rattachement de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour ne rechercher que les dépenses ou que les recettes, sélectionner l’option appropriée dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Sens ».
  • La recherche ne porte pas sur le sens de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour ne rechercher que les opérations comptabilisées, sélectionner l'option Oui dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Opération comptabilisée ». Pour ne rechercher que les opérations non comptabilisées, sélectionner l'option Non.
  • La recherche ne porte pas sur l'état de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour rechercher des opérations selon leur type, le sélectionner dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Type d'opération ».
  • La recherche ne porte pas sur le type de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour rechercher des opérations selon le mode de règlement, le sélectionner dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Mode de règlement ».
  • La recherche ne porte pas sur le mode de règlement de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour rechercher des opérations selon une de ses rubrique budgétaire, la sélectionner dans la liste déroulante placée derrière l’intitulé « Rubrique budgétaire ».
  • La recherche ne porte pas sur la rubrique budgétaire de l’opération, si l’option « indifférent » est choisie.

Pour rechercher des opérations selon leur date de transaction, saisir une date de début de recherche et éventuellement une date de fin de recherche derrière l’intitulé « Date de transaction ». En l’absence de date de fin de recherche, celle-ci prend automatiquement la valeur de la date de début.
  • La recherche ne porte pas sur la date de transaction de l’opération, si aucune valeur ne figure dans les arguments « date de début » et « date de fin ».

Pour rechercher des opérations selon leur date de valeur, saisir une date de début de recherche et éventuellement une date de fin de recherche derrière l’intitulé « Date de valeur ». En l’absence de date de fin de recherche, celle-ci prend automatiquement la valeur de la date de début.
  • La recherche ne porte pas sur la date de valeur de l’opération, si aucune valeur ne figure dans les arguments « date de début » et « date de fin ».

Pour rechercher des opérations selon leur montant, saisir un seuil minimum et éventuellement un seuil maximum de recherche derrière l’intitulé « Montant ». En l’absence de seuil maximum, celui-ci prend automatiquement la valeur du seuil minimum.
  • La recherche ne porte pas sur le montant de l’opération, si aucune valeur ne figure dans les arguments « seuil minimum » et « seuil maximum ».

Pour exporter simultanément les résultats dans un fichier, cocher la case placée devant l'intitulé "Exporter le résultat dans le fichier", renseigner le nom du fichier et sélectionner le suffixe approprié dans la liste déroulante. Si le suffixe souhaité ne se trouve pas dans la liste, sélectionner l'option sans suffixe et saisir à la suite du nom du fichier, un point puis le suffixe.

Pour afficher ou actualiser la liste des opérations trouvées, et éventuellement exporter les résultats dans un fichier, cliquer sur le bouton « Rechercher ».
 
Exportation du résultat
 
Le fichier d'exportation du résultat est immédiatement accessible en cliquant sur l'icone placée à droite de la zone de saisie du nom du fichier. Son contenu reflète de manière fidèle, la liste des opérations affichées en dessous, car ils sont actualisés simultanément.

Il est possible d'exploiter en différé, une série de résultats. Par exemple, récupérer par mois, la liste des opérations dans des fichiers séparés. Il convient pour celà de donner pour chaque résultat, un nom de fichier différent. Ces fichiers sont enregistrés dans le sous-répertoire Export du répertoire où se trouvent les scripts d' EasyCompte. Ils peuvent ensuite, sous réserve d'accès à ce répertoire, être exploités directement par l'application associée au type de fichier (par exemple Excel pour les fichiers de type xls ou Word pour les fichiers de type doc).

Chacune de ces applications (Excel, Word ...) peuvent être paramétrées selon les préférences de leurs utilisateurs. Pour faciliter l'exploitation par ces applications, des données exportées depuis EasyCompte, il est possible de modifier la configuration d'exportation des données.
Il est pour l'instant, possible de choisir le séparateur des données d'un enregistrement du fichier ainsi que le séparateur décimal pour les montants. Par défaut, les données d'un enregistrement sont séparées par une tabulation, mais il est possible de choisir la virgule, le point virgule ou toute autre chaîne de caractères.Le séparateur décimal est le point mais il est possible de le remplacer par la virgule.
 
Liste des opérations résultant d’une recherche
 
La liste des opérations est affichée ou actualisée après avoir renseigné les critères de recherche et avoir cliqué sur le bouton « Rechercher ».
Présentation
Tous les critères de recherche sont conservés, en tête de la page écran, et sont susceptibles d'être réutilisés, en vue d'une nouvelle recherche.

Pour chaque opération de la liste résultant de la recherche, sont présentés :
  • Le compte de rattachement,
  • La date de l’opération,
  • Son libellé,
  • Le montant de la dépense ou de la recette, selon le cas,
  • Un indicateur spécifiant si l’opération a été archivée.
Navigation
  • Pour accéder aux caractéristiques d’une opération, cliquer sur le symbole de liste, placé en début de ligne.
 
Caractéristiques d’une opération
 
Les caractéristiques d’une opération sont accessibles à partir de la liste des opérations résultant d’une recherche, en cliquant sur le symbole de liste, placé en début de ligne.
Présentation
Le type de transaction détermine le degré de certitude de l’opération. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Dépense » ou « Recette », selon le cas, est obligatoire.

La date de l’opération est une information obligatoire. Celle-ci peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > » situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement de soustraire ou d’ajouter un jour.

Le tiers à l’origine de la dépense ou de la recette est une information obligatoire.

Le mode de règlement détermine le moyen de paiement de la dépense ou de la recette. Sa sélection dans la liste déroulante située derrière l’intitulé « Par » est obligatoire.

Le montant de l’opération est exprimé dans l’unité monétaire du compte, dont le symbole apparaît derrière la zone. Il n’est pas modifiable si l’opération est archivée.

La case « Comptabilisé », lorsqu’elle est cochée, signifie que le solde du compte a été mis à jour lors de l’enregistrement de la recette ou de la dépense . En cas de dépense déjà archivée, cette case est cochée et protégée.

La date de valeur de l’opération correspond à la date d’effet du règlement. Elle peut être modifiée soit par la saisie d’une nouvelle date, soit à l’aide des boutons « < » et « > » situés de part et d’autre de la zone et permettant respectivement de soustraire ou d’ajouter un jour.

Le motif permet d’ajouter des commentaires sur l’opération. Ces informations sont enregistrées sous forme de texte libre et ne sont pas exploitées par EasyCompte (hormis la recherche multi-critères).

L’affectation de la totalité du montant de l’opération à un seul poste budgétaire s’effectue en sélectionnant le poste dans la liste déroulante des rubriques usuelles du compte. Cette option nécessite évidemment la gestion des rubriques usuelles du compte.

Le lien « Affectation détaillée … » permet d’accéder à la possibilité de répartir le montant de la recette ou de la dépense selon plusieurs postes budgétaires ou de l’imputer à un poste ne figurant pas parmi les rubriques usuelles du compte.
Mode opératoire
  • Pour enregistrer les modifications apportées à l’opération, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
  • Pour annuler les modifications apportées à l’opération depuis le dernier enregistrement, cliquer sur le bouton « Annuler ».
  • Pour supprimer l’opération, cliquer sur le bouton « Supprimer ». Ce bouton n’est accessible que si l’opération n’a pas encore été archivée.
Navigation
  • Pour accéder à l’opération précédente de la liste des opérations résultant de la recherche, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si l’opération est la première de la liste.
  • Pour accéder à l’opération suivante, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si l’opération est la dernière de la liste.
  • Pour revenir à la liste des opérations composant le poste budgétaire, cliquer sur le lien « Retour ».
  • Pour accéder à la liste des imputations budgétaires de l’opération, cliquer sur le lien « Affectation détaillée ... ».
 
Liste des imputations budgétaires
 
La gestion des imputations d’une opération résultant de la recherche, est accessible à partir des caractéristiques de l’opération, en cliquant sur le lien « Affectation détaillée ... ».
Présentation
La répartition budgétaire de l’opération s’effectue selon les rubriques de la liste et les montants correspondants.
Un tableau récapitule le montant de l’opération, le montant imputé total (toutes rubriques) et le montant restant à imputer (montant de l’opération déduction faite du montant déjà imputé).
Mode opératoire
  • Pour ajouter une imputation budgétaire à l’opération, sélectionner la rubrique dans la liste déroulante, saisir éventuellement un montant et cliquer sur le bouton « Ajouter ».
  • Pour ajouter une dernière imputation budgétaire pour un montant équivalent au montant restant à imputer, sélectionner la rubrique dans la liste déroulante et cliquer sur le bouton « Solder ».
  • Pour retirer une imputation budgétaire à l’opération, cliquer sur le symbole de liste placé devant la rubrique à enlever.
Navigation
  • Pour accéder à la répartition budgétaire de l’opération précédente, cliquer sur le lien « Précédent ». Ce lien n’est pas activé si l’opération est la première de la liste.
  • Pour accéder à la répartition budgétaire de l’opération suivante, cliquer sur le lien « Suivant ». Ce lien n’est pas activé si l’opération est la dernière de la liste.
  • Pour revenir aux caractéristiques de l’opération, cliquer sur le lien « Retour ».

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